ビジネスコーチの中村です。
書類作りって好きですか？
好きな人もいれば、
苦手な人もいるでしょう。
私は、苦手意識を持って
いました。
もともとは大嫌いでした。
ですが、ある時期に経営者団体で
膨大な書類作成と会議での説明と
いう経験をさせていただき、
書類作成の意味が分かってきました。
そこから、書類つくりに対する
考え方が変わりました。
いろんな意味があることが
分かってきたからです。
まずは、どう相手に分かりやすく
端的に伝えるかという練習になり
ます。
独りよがりな表現では会議でたくさん
の質問を受け、修正が必要になります。
そのため言葉の選び方、説明の順番の
構成のしかた、図や表の使い方などを
工夫するようになりました。
そうして考えの違う人に分かってもらって
協力してもらう練習ができました。
さらに、もう１つ大きな意味に気づく
ことができました。
書類作成には、自分の思考が整理させて
いないとうまくできないということです。
作成のプロセスで、自分が分かっている
ところと分からないところが浮かび上がって
きます。
矛盾や見落としている点も見えてきます。
つまり、自分の思考の整理整頓が
できていくのです。
自分の思考を客観視して磨き上げて
いくことができます。
1度作った書類も、何度も手直しして
修正することが、思考と計画を磨いて
いきます。
そうして書類を作り込んでいくと、
当然ながらそのプロセスで準備も
進めていくことになり、
関係者にも経緯を含めた情報が
共有されていくことにもなります。
当然、プロジェクトやイベントの
当日には全員が全体像を把握して
いるので、実行がとてもスムーズ
になります。
求める成果を出しやすくなります。
「書類作成なんか意味ない」と言って
言葉だけで動かそうとする人は、
観察していると漏れや抜けが
たくさんあります。
無駄や同じことの繰り返しも
よくやっています。
トラブルやクレームも多発させ
ています。
書類作成に真剣に取り組むと、
自分の思考の整理、
プレゼンして人を巻き込む能力、
目標達成能力、
そんなスキル向上の基礎トレーニング
になりますよ。
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