電話をかけて留守番電話になったとき、
そのまま切ってしまうか、
用件を簡単に録音するか。
できれば、用件を吹き込んで
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相手が準備できるように気配りをする
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ほうがいいでしょう。
そうすれば、相手はこちらの要件に対して準備して
からコールバックできます。
そうした方が話も早くすみますよ。
「相手の状況や気持ちを考えていますか？」
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研修の仕事をしている時などは、半日以上電話に出る
ことが出来ないことがよくあります。
研修後も移動や別件の予定が続いている時などは、
隙間時間に着信を確認したりしています。
そうした時に着歴にコールバックすると、日程調整
や資料を確認してから回答する必要のある用件だった
りすると、一度切ってから確認してかけ直すことに
なります。
お互いに時間と手間がかかります。
用件を留守録にいれてあれば、こちらも準備してから
コールバックできて、1回で要件が済みます。
なので、着歴がたくさんあるときは留守電に要件が
入っているほうから優先的に対応しています。
これは、面会のアポイントも同じ。
用件をはっきりさせて依頼されるときと、要件を
言わずに面会予約をされるとき。
やはり、要件が分かっている方を優先しますね。
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